ホームページ制作を依頼する前に準備するもの｜資料・写真・確認担当の整理表

ホームページ制作の相談前に、どこまで資料を準備するか迷ったら、依頼先が原稿整理や写真の準備に対応するかを確認してみてください。DAYZEROには、原稿や写真がすべてそろう前でも相談できます。手元の資料と未確認の項目を分けておくと、依頼する作業を検討する材料になります。

この記事では、海外で事業を行う日系企業が制作会社へ最初に渡す情報を、依頼シートの形で整理します。会社概要やサービス紹介の文章をどう書くかは、会社資料からホームページ原稿を作る方法で扱います。

最初に「誰が何を判断してほしいか」を一文にする

「会社を知ってほしい」という目的から掲載内容を絞れない場合は、誰に何を伝えたいかを具体的に書いてみてください。たとえば「タイで部品を探す購買担当に、加工できる素材と見積もりの連絡先を伝える」「ベトナムの日系企業に、現地で提供するサービスと対応地域を伝える」と書くと、必要な情報を選びやすくなります。検索順位や問い合わせ数をこの時点で約束する必要はありません。

読む相手が日本人か、現地の担当者か、海外本社かも分けてください。言語と問い合わせ窓口の決定につながります。DAYZEROのホームページ制作・運用では、相談時に事業、サイトの目的、必要なページ、公開後に任せたい作業を確認します。

会社資料は完成原稿ではなく、事実を確認する材料

まず集めるのは会社案内、営業資料、製品カタログ、既存サイト、料金表、よくある質問、実績の説明などです。資料が古い場合は、どこが現在と違うかメモを付けます。DAYZEROでは、こうした情報から掲載用の文章を整理します。完成原稿を全ページ分用意してから相談する前提ではありません。

一方、正式な会社名、所在地、提供内容、対応地域、料金条件、問い合わせ先は、会社側で事実を確認してください。制作会社は表現を整えられますが、事業の事実や掲載の可否を勝手に決めることはできません。

写真・ロゴは「何を写しているか」と掲載可否を添える

オフィス、工場、商品、作業、担当者などの写真があれば、元データに近いものを共有します。どの場所・製品・人物かを短く書き、ホームページへの掲載が可能か確認します。過去の実績写真には、取引先名や人物、施設の公開許可が必要な場合があります。許可を得ていない顧客名や作品を、制作実績として使う前提にしないでください。

ロゴは画像のスクリーンショットより元データを優先します。参考サイトを共有する場合は「写真の見せ方が好み」「情報が探しやすい」など、参考にしたい理由も伝えます。他サイトの文章・画像・デザインをそのまま複製する依頼にはしません。写真が足りない箇所は、撮影や新規素材制作の要否を別に相談できます。

海外拠点では、言語と承認者を一緒に決める

日本側の本社と現地法人で、製品名、対応地域、問い合わせ先、料金の認識が違うことがあります。日本語の原文を誰が確定し、現地語の自然さを誰が確認し、最後に誰が公開を承認するかを決めておくと、確認の依頼先や承認の手順を共有できます。

多言語ページを作るなら、最初に必要な言語とページを選びます。全ページを全言語にする前提ではありません。翻訳・ネイティブチェック・掲載の範囲と費用は事前に確認してください。言語・ページ・確認担当の決め方は多言語ホームページの制作計画で整理しています。言語別URLなどの検索設定は多言語SEOの解説へ進んでください。

既存サイトがある場合は、契約と管理情報も確認する

現在のサイトを更新・作り直す場合、ドメインとサーバーの契約先、サイトを編集できる担当者、解析アカウントの権限、残したい記事・写真を確認します。何も分からない状態でも相談できますが、「現在誰に頼んでいるか」「どの連絡先が分かるか」から始めると調査対象が絞れます。管理会社を変える手順は、サイトとドメインの引き継ぎ手順で詳しく扱います。

新規サイトなら、希望するドメインがあるか、公開後に誰が更新するかを伝えます。DAYZEROの基本サービスでは、ドメイン・サーバーの取得と維持管理を含め、顧客が管理状況を把握できる設計にします。

依頼シートは「決定済み・確認中・相談」の三つに分ける

次の項目を一枚の共有資料にまとめると、未完成の原稿を待たずに相談を始められます。項目の数はサイトの目的に合わせて増減できます。

目的と読者

• 伝える内容：誰が何を判断するサイトか
• 状態の書き方：決定済み／相談

会社・サービス

• 伝える内容：既存資料と変更点、確認者
• 状態の書き方：決定済み／確認中

写真・ロゴ

• 伝える内容：元データ、説明、掲載可否
• 状態の書き方：利用可／許可確認中

言語と窓口

• 伝える内容：必要な言語、問い合わせ担当
• 状態の書き方：決定済み／相談

既存サイト

• 伝える内容：URL、契約先、移したい内容
• 状態の書き方：把握済み／調査中

進行と承認

• 伝える内容：日本側・現地側の確認者
• 状態の書き方：決定済み／確認中

説明用の依頼シート。未定の欄は空白にせず、誰がいつ確認するかを書くと相談しやすくなります。

公開したい時期と予算がある場合も、目標なのか動かせない条件なのかを伝えます。初回制作のページ数、既存記事の移行、修正範囲、日程は案件ごとに確認し、制作前に決めます。

よくある質問

原稿がないと相談できませんか？

相談できます。会社案内、営業資料、既存サイト、箇条書きの情報から掲載用に整理する範囲を確認します。取材やゼロからの執筆が必要なら、追加作業として事前に相談します。

写真が足りない場合はどうしますか？

手元にある写真と掲載許可を確認した上で、必要な場面を整理します。新たな撮影や画像制作が必要なら、内容と費用を分けて相談します。

参考サイトをそのまま再現してもらえますか？

参考サイトの雰囲気や情報の見せ方は方向性を合わせる材料にできます。文章、画像、デザインの複製はしません。

ドメインやサーバーが分からなくても大丈夫ですか？

分かる範囲のURLと現在の担当者を教えてください。新規制作なら取得・管理の方針から相談できます。既存サイトの移管が必要なら、契約先や権限を確認します。

ページ数や公開日は相談前に決めるべきですか？

未定でも相談できます。希望する範囲と時期があれば、お知らせください。必要なページ、既存データの移行範囲、確認の進め方と日程は、資料を見ながら案件ごとに決めます。

手元の資料から相談を始める

会社案内や既存サイトがあれば、まずそれを見せてください。どの情報をページに使い、何を追加で確認し、誰が最終承認するかを整理できます。ホームページ制作・運用について日本語で相談する。